REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE (VUOKRAUSTOIMINTA)
Tämä on Turun seudun vammaisten asuntotukiyhdistys ry:n (y-tunnus 0714154-3) rekisteri- ja tietosuojaseloste, joka koskee vuokraustoimintaa (asuinhuoneistojen vuokraus).
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 2016/679 (GDPR) 13. artikla määrää, mitä tietoja rekisteröidylle on toimitettava, kun henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä ja 14. artikla määrää, mitä tietoja rekisteröidylle on tomitettava, kun tietoja ei ole saatu rekisteröidyltä. Tässä tietosuojaselosteessa on kerrottu 13. ja 14. artiklassa säädetyt asiat. Mikäli haluat yksityiskohtaisen selosteen sinusta vuokraustoiminnan asiakasrekisteriin rekisteröidyistä henkilötiedoista, pyydä seloste alla mainitulta yhteyshenkilöltä.
Tietosuojaseloste on laadittu 9.5.2018. Viimeisin muutos on tehty 13.6.2018.
1. Rekisterinpitäjä
Nimi: Turun seudun vammaisten asuntotukiyhdistys ry
Osoite: Meriläistentie 1 C, 20740 Turku
Puhelin: 040 535 8306 | sähköposti: epitihia@tsva.fi
2. Rekisterin yhteyshenkilö
Nimi: Hanna-Kaisa Holopainen
Puhelin: 040 535 8306
Sähköposti: hanna-kaisa.holopainen@tsva.fi
3. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Nimi: Katja Tolvanen
Puhelin: 040 483 5132
Sähköposti: tiimivastaava.katariina@tsva.fi
4. Rekisterin nimi
Sähköinen rekisteri: Kiinteistötietojärjestelmä Tampuuri
Manuaalinen rekisteri: Asiakasrekisteri, vuokraustoiminta
5. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Oikeusperuste: EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on EU 2016/679
6. artiklan mukaan kun:
a) rekisteröity on antanut suostumuksensa (suostumus on annettu jättämällä asuntohakemus tai tekemällä muuttoilmoitus taloyhtiölle)
b) käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena (vuokrasopimus, autopaikkasopimus)
c) käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi; ja
d) käsittely on tarpeen rekisteröidyn tai toisen luonnollisen henkilön elintärkeiden etujen suojaamiseksi; (asukasrekisteri).
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on asiakassuhteen ylläpito, vuokrasopimusten hallinnointi, vuokrien laskutus ja perintä sekä kiinteistöjen ja huoneistojen kunnossapito. Asiakkaan henkilötietoja tarvitaan huoneistoihin liittyvissä vikailmoitus-, korjaus-, tarkastus- ja vaihtotilanteissa sekä vuokrasopimusten hallinnassa. Asukasrekisterin pitäminen perustuu tietosuoja-asetuksen kohtiin c ja d; asukasluettelon pitämisen perusteena on asukassuhde ja asukassuhteesta johtuvien tehtävien hoitaminen ja asukkaan eduista huolehtiminen. Asukassuhteen hoitaminen yleensä edellyttää, että asukasrekisteriin on merkitty seuraavat tiedot: asukkaan nimi ja huoneistonumero, ja asukkaan syntymäaika. Asukasrekisterin osarekisterin muodostaa pelastuslakiin perustuvan pelastussuunnitelman sisältämät tiedot asukkaista. Lisäksi yrityksen, joka suorittaa oven avaukset virka-ajan ulkopuolella, pitää pystyä varmistamaan oven avausta pyytävän henkilön oikeus päästä huoneistoon, mikä tapahtuu tarkistamalla asia asukasrekisteristä.
Onko henkilötiedot pakko antaa ja antamatta jättämisen seuraukset:
Henkilötiedot on pakko antaa. Mikäli henkilötietoja ei anneta, asunnonhakija ei voi olla hakijarekisterissä, sopimussuhdetta ei voi syntyä eikä asunnonhakijalle voida myöntää asuntoa. Henkilötietojen käsittelyn ja tallentamisen kieltäminen estää siis vuokrasopimuksen syntymisen, lisäksi henkilötietojen antamatta jättäminen ja niiden käsittelyn ja tallentamisen kieltäminen estää vuokranantajan omistuksessa olevaan asuntoon muuttamisen.
6. Rekisterin tietosisältö
Asunnonhakijoista, vuokralaisista, kanssavuokralaisista, yhteismaksajasta sekä muista asumaan tulevista henkilöistä voidaan tallentaa seuraavia tietoja:
Vuokralaisen nimi, henkilötunnus, henkilötunnuksen puuttuessa matkustus-asiakirjan tunnistetieto, kuten passin numero, kopio oleskeluluvasta / oleskeluluvan tiedot, kotikunta, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, edunvalvonta-tieto, työssäkäynti, työsuhteen kesto ja laatu, tulo- ja varallisuustiedot, luottotiedot, nykyistä asuntoa koskevat tiedot, asunnon tarvetta koskevat tiedot, (jos asunnon hakija on perustellut asunnontarvettaan terveydellisin perustein, esim. liikuntarajoite, asukasvalinnan perusteena ollut tieto terveydentilasta) siviilisääty, vuokrasopimustiedot, vuokran maksutiedot sekä vuokravakuustiedot.
Mahdollisten muiden asumaan tulevien henkilöiden (henkilö, joka ei ole vuokrasopimuksen allekirjoittaja, esim. mukana muuttava lapsi tai muu kanssa-asuja) nimet ja syntymäajat sekä edellä mainittu tieto terveydentilasta, mikäli se on ollut asukasvalinnan perusteena.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaan tai hänen edunvalvojansa toimittama vuokra-asuntohakemuslomake liitteineen sekä vuokrasopimus ja/tai muuttoilmoitus. Tiedot voidaan saada myös asiakkaan kotikunnan sosiaaliviranomaiselta silloin, kun asiakas tulee vuokralaiseksi/asukkaaksi asiakkaan kotikunnan sosiaaliviranomaisen ohjaamana kotikunnan ostaessa ko. henkilölle asumispalvelua kehitysvammalain tai vammaispalvelulain nojalla. Tietoja päivitetään mm. asukkaan ilmoitusten ja vuokrasuhteen aikaisten tapahtumien perusteella, tietoja voidaan tällöin saada puhelimitse, sähköpostitse ja postitse. Tietoja kerätään ja päivitetään myös väestörekisteristä. tietoja mahdollisista maksuhäiriömerkinnöistä kerätään ja päivitetään Suomen asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä.
8. Tiedon säilytysaika
Vuokrasopimuksen henkilötietoja säilytetään vuokrasopimuksen voimassaoloajan ja 6 vuotta vuokrasopimuksen päättymisestä. Arkistointiaika lasketaan vuokrasopimuksen päättymistä seuraavan vuoden alusta lukien. Asuntohakemukset, joiden perusteella on osoitettu asunto samoin kuin hakemukset, joiden osalta asuntoa ei ole osoitettu, säilytetään ARAn ohjeen mukaisesti viiden vuoden ajan. Tämä koskee myös sellaisia hakemuksia, joita ei ole uusittu. Arkistointiaika lasketaan hakemuksen päiväyksestä.
9. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tästä rekisteriselosteesta ilmeneviä tietoja ei luovuteta TSVA-konsernin ulkopuolelle, pois lukien konsernin puolesta jotain vuokrausliiketoiminnan, taloushallinnon tai perinnän osaa suorittavat sopimuskumppanit tai kiinteistön vika- ja ovenavauspäivystyksiä hoitavat sopimuskumppanit sekä ne tahot, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin, kuten pelastus- ja poliisiviranomaiset tai muu laissa määrätty taho. Vuokra-asuntohakemukset ja niiden liitteet ovat salaisia, koska ne sisältävät tietoja hakijan taloudellisesta asemasta ja mahdollisesti myös terveydentilasta. Valtion tuella tuotettujen vuokra-asuntojen käyttöä valvovina viranomaisina kunnalla, ARAlla ja ympäristöministeriöllä on oikeus saada kaikki asiakirjat nähtäväkseen valvontaa varten [aravarajoituslaki (1190/1993) 23 §, uusi korkotukilaki (604/2001) 39 §, vanha korkotukilaki (867/1980) 13 §].
10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
11. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteriin tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Manuaalinen rekisteri: Rekisteriä säilytetään valvotuissa ja lukituissa tiloissa sijaitsevassa lukitussa kaapissa, joihin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.
Sähköinen rekisteri: Tampuurin käyttöoikeus edellyttää asiakastietokannan pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille tehtäväkohtaiset käyttöoikeudet. Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Sovellustoimittaja on sitoutunut huolehtimaan palvelinlaitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta asiaankuuluvasti sekä ottamaan käyttöön riittävän nykyaikaiset tekniset ja organisatoriset ratkaisut henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta ja laittomalta käsittelyltä tai henkilötietoihin pääsyltä.
12. Rekisteröidyn oikeudet
A. Oikeus saada pääsy tietoihin
EU 2016/679:n 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Pyyntö osoitetaan kohdassa 2 mainitulle rekisterin yhteyshenkilölle.
B. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
EU 2016/679:n 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan asetusta.
C. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
EU 2016/679:n 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta. Pyyntö osoitetaan kohdassa 2 mainitulle rekisterin yhteyshenkilölle.
D. Oikeus poistaa tiedot (”oikeus tulla unohdetuksi”)
EU 2016/679:n 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Oikeutta poistaa tiedot ei sovelleta lakisääteisissä rekistereissä. Henkilötietoja ei myöskään voida poistaa, jos niitä vielä tarvitaan niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin.
E. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
EU 2016/679:n 20. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus siirtää henkilötietonsa järjestelmästä toiseen, edellyttäen että käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, ja että se tehdään automaattisesti. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada siirrettyä tietonsa suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, mikäli se on teknisesti mahdollista. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ei sovelleta lakisääteisissä rekistereissä.
13. Tietoja käsittelevät tahot
Tietoja käsittelevät vain rekisterinpitäjän nimeämät henkilöt, joiden työnkuvaan se kuuluu. Lisäksi tietoja käsittelee ohjelmistotoimittajan Agenteq Solutions Oy:n työntekijät, joiden työnkuvaan se kuuluu (= henkilötietojen käsittelijä). Tietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän ja Agenteq Solutions Oy:n väliseen kirjalliseen sopimukseen.